Ikonki
ZAMÓW I WYPOŻYCZ
ZAMÓW I WYPOŻYCZ
ZAPISZ SIĘ DO BIBLIOTEKI
KURSY ONLINE
KURSY ONLINE
OFERTA EDUKACYJNA
OFERTA EDUKACYJNA

Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa

i podejmowania działań następczych

w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej

im. Hugona Kołłątaja w Krakowie

 

Rozdział 1
Przepisy ogólne, definicje

§ 1

Ustala się procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie, umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko. 

§ 2

 Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

  1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
  2. dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie;
  3. wicedyrektorze – należy przez to rozumieć wicedyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie
  4. bibliotece – należy przez to rozumieć Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką im. Hugona Kołłątaja w Krakowie;
  5. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
  6. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w bibliotece, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  7. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez bibliotekę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
  8. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  9. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
  10. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
  11. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w bibliotece lub na rzecz biblioteki, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

 

Rozdział 2
Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

§ 3

  1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, pisemnie, w tym w postaci elektronicznej.
  2. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:
    1. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres biblioteki wskazany na stronie internetowej biblioteki;
    2. poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu biblioteki;
    3. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
    4. bezpośrednio w siedzibie biblioteki – gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
      1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, i/lub
      2. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez bibliotekę.
  3. W przypadku przekazywania pisma w sposób o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2, pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą "poufne" i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie.
  4. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 powinno szczegółowo opisywać zdarzenie. W zgłoszeniu należy w szczególności:
    1. wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie;
    2. wskazać przedmiot naruszenia;
    3. przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania, z zastrzeżeniem ust. 7;
    4. ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli sygnalista takimi dowodami dysponuje);
    5. przedstawić informację, czy sygnalista oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania;
    6. podać dane sygnalisty, w tym status tej osoby oraz dane osobowe – z wyjątkiem, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo;
    7. podać dane osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy w bibliotece;
    8. wskazać adres na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia.
  5. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
  6. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 3 nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.
  7. Przyjęte w bibliotece środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń są niezależne od sposobów komunikacji przyjętych w bibliotece w ramach bieżącej działalności biblioteki, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

§ 4

  1. Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń w bibliotece, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ustawy jest sekretarka, zwana danej: „przyjmującym zgłoszenie”.
  2. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:
    1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
    2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

§ 5

  1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:
    1. pracownicy biblioteki;
    2. byli pracownicy biblioteki;
    3. wolontariusze;
    4. stażyści;
    5. osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy;
  2. Zgłoszenie opatruje się numerem sprawy, zgodnie z przyjętą w bibliotece instrukcją kancelaryjną. Nadany numer ujmuje się w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy.

§ 6

Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 3, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę przewidzianą w niniejszym rozdziale w przypadku takich naruszeń jak w szczególności dotyczące: zamówień publicznych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zdrowia uczniów, ochrony prywatności i danych osobowych.

§ 7

  1. Zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy.
  2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy działań wicedyrektora albo sekretarki, muszą oni wyłączyć się z wykonywania czynności i zgłosić do Dyrektora, w celu wyznaczenia osób, które będą wykonywać zadania przewidziane procedurą.

 

Rozdział 3
Działania następcze

§ 8

  1. Przyjmujący zgłoszenie informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.
  2. Wzór potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
  3. Przyjmujący zgłoszenie niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie biblioteki lub narazić uczestników procesu edukacyjnego na zagrożenie życia lub zdrowia. Przyjmujący zgłoszenie w szczególności ustala, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz ustala, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania biblioteki, a jeżeli nie należy – ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.
  4. Czynności, o których mowa w ust. 3 przyjmujący zgłoszenie wykonuje z należytą starannością.
  5. Osobą upoważnioną do podejmowania działań następczych jest wicedyrektor biblioteki.

§ 9

  1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów, o których mowa w § 3 ust. 4 pkt 2, przyjmujący zgłoszenie może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, przyjmujący zgłoszenie wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez sygnalistę.
  2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania, w tym dochodzenia wewnętrznego i postępowania wyjaśniającego.

§ 10

  1. Przyjmujący zgłoszenie podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia:
    1. dochodzenia wewnętrznego, w celu ustalenia istnienia nieprawidłowości;
    2. postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentacji, ze świadków), na których sygnalista opiera swoje zgłoszenie, bądź
    3. odstępuje od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności o której mowa w ust. 3.

Czynności, o których mowa w pkt 1–3 nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.

  1. O odstąpieniu od przeprowadzenie działań następczych, przyjmujący zgłoszenie zawiadamia wicedyrektora, sygnalistę, chyba, że sygnalista nie podał swojego adresu, a biblioteka nie posiada danych umożliwiających jego ustalenie lub gdy zgłoszenie jest anonimowe oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 21 dni od dnia dokonania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia
  2. Przyjmujący zgłoszenie odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:
    1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
    2. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
    3. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne.
  1. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, przyjmujący zgłoszenie odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w § 7.
  2. Odstępując od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, przyjmujący zgłoszenie może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

§ 11

  1. Przyjmujący zgłoszenie może zwrócić się do wicedyrektora o umożliwienie udziału w dochodzeniu wewnętrznym lub postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników biblioteki, których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez wicedyrektora.
  2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, przyjmujący zgłoszenie może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza do akt sprawy.
  3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, przyjmujący zgłoszenie może – za uprzednią zgodą wicedyrektora – zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego, specjalisty z danego zakresu.

§ 12

  1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 10–11, przyjmujący zgłoszenie dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.
  2. Przyjmujący, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia wicedyrektorowi w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia.
  3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:
    1. opis przedmiotu zgłoszenia;
    2. osobę, której dotyczy zgłoszenie;
    3. czynności podjęte w dochodzeniu wewnętrznym i postępowaniu wyjaśniającym;
    4. ustalenie stanu faktycznego;
    5. rekomendowane działania naprawcze.

§ 13

Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 12 ust. 2, wicedyrektor podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające powstawaniu naruszeń prawa w przyszłości.

§ 14

  1. Wicedyrektor przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.
  2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać informację zwrotną.

§ 15

  1. Kanały komunikacji przyjęte w niniejszej procedurze są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności biblioteki.
  2. Kanały komunikacji, o których mowa w ust. 1 zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, a także pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

 

Rozdział 4
Zgłoszenia zewnętrzne

§ 16

  1. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

 

Rozdział 5
Postanowienia końcowe

§ 17

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 18

Pracownicy zatrudnieni w bibliotece zapoznają się z regulaminem, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem pod oświadczeniem, które włącza się do akt osobowych, druk oświadczenia stanowi załącznik nr 4. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, dyrektor zapoznaje pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.

§ 19

Procedura wchodzi w życie 25 września 2024 roku.

 

 

Lista załączników:

Załącznik nr 1 – Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie

Załącznik nr 2 – Zgłoszenie naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów

Załącznik nr 3 – Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa

Załącznik nr 4 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie

Zarządzenie Nr 14/24 Dyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie z dnia 18 września 2024 r.

 

 

 

Pozycje
Flaga narodowa Ukrainy
Ukraina   
Kalendarz wydarzeń
Materiały dydaktyczne
Otwarte Zasoby Edukacyjne
Biblioteka poleca
Gry planszowe
Wystawy
Akademia Wartości
Pomocne linki oświatowe
Zgłoszenie naruszeń prawa

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Hugona Kołłątaja w Krakowie
al. F. Focha 39, Kraków 30-119

nr konta: 39 1020 4900 0000 8502 3122 7919

  sekretariat@pbw.edu.pl
   tel. (+48) 12 421 10 98

© 2024 Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka w Krakowie
Free Joomla! templates by Engine Templates
Strona korzysta z plików cookie, które ułatwiają świadczenie naszych usług. Korzystając z naszych usług zgadzasz się, że używamy plików cookie.