PEDAGOGICZNA
BIBLIOTEKA WOJEWÓDZKA

PROCEDURA

DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W PEDAGOGICZNEJ BIBLIOTECE WOJEWÓDZKIEJ IM. HUGONA KOŁŁĄTAJA W KRAKOWIE

Rozdział 1

Przepisy ogólne, definicje 

§ 1

Ustala się procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie, umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko.

§ 2

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

2. procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie stanowiącą Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14/24;

3. dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie;

4. wicedyrektorze – należy przez to rozumieć wicedyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie;

5. bibliotece – należy przez to rozumieć Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką im. Hugona Kołłątaja w Krakowie;

6. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

7. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w bibliotece, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

8. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez bibliotekę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

9. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

10. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

11. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

12. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w bibliotece lub na rzecz biblioteki, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Rozdział 2

Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

§ 3

1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, pisemnie, w tym w postaci elektronicznej.

2. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:

1. 1. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres biblioteki wskazany na stronie internetowej biblioteki;

   2. poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu biblioteki;

   3. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;

   4. bezpośrednio w siedzibie biblioteki – gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, i/lub

b. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez bibliotekę.

3. W przypadku przekazywania pisma w sposób o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2, pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą "poufne" i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie.

4. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 powinno szczegółowo opisywać zdarzenie. W zgłoszeniu należy w szczególności:

   1. wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie;

   2. wskazać przedmiot naruszenia;

   3. przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania, z zastrzeżeniem ust. 7;

   4. ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli sygnalista takimi dowodami dysponuje);

   5. przedstawić informację, czy sygnalista oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania;

   6. podać dane sygnalisty, w tym status tej osoby oraz dane osobowe – z wyjątkiem, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo;

   7. podać dane osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy w bibliotece;

   8. wskazać adres na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia.

5. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa określa Załącznik nr 1 do Procedury.

6. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 3 nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.

7. Przyjęte w bibliotece środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń są niezależne od sposobów komunikacji przyjętych w bibliotece w ramach bieżącej działalności biblioteki, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

§ 4

1. Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń w bibliotece, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ustawy jest sekretarka, zwana danej: „przyjmującym zgłoszenie”.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:

1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

§ 5

1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:

1. 1. pracownicy biblioteki;

   2. byli pracownicy biblioteki;

   3. wolontariusze;

   4. stażyści;

   5. osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy;

   6. praktykanci.

2. Zgłoszenie opatruje się numerem sprawy, zgodnie z przyjętą w bibliotece instrukcją kancelaryjną. Nadany numer ujmuje się w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy.

§ 6

Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 3, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę przewidzianą w niniejszym rozdziale w przypadku takich naruszeń jak w szczególności dotyczące: zamówień publicznych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zdrowia uczniów, ochrony prywatności i danych osobowych.

§ 7

1. Zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy działań wicedyrektora albo sekretarki, muszą oni wyłączyć się z wykonywania czynności i zgłosić do Dyrektora, w celu wyznaczenia osób, które będą wykonywać zadania przewidziane procedurą.

Rozdział 3

Działania następcze

§ 8

1. Przyjmujący zgłoszenie informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.
2. Wzór potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
3. Przyjmujący zgłoszenie niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie biblioteki lub narazić uczestników procesu edukacyjnego na zagrożenie życia lub zdrowia. Przyjmujący zgłoszenie w szczególności ustala, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz ustala, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania biblioteki, a jeżeli nie należy – ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.
4. Czynności, o których mowa w ust. 3 przyjmujący zgłoszenie wykonuje z należytą starannością.
5. Osobą upoważnioną do podejmowania działań następczych jest wicedyrektor biblioteki.

§ 9

1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów, o których mowa w § 3 ust. 4 pkt 2, przyjmujący zgłoszenie może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, przyjmujący zgłoszenie wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez sygnalistę.
2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania, w tym dochodzenia wewnętrznego i postępowania wyjaśniającego.

§ 10

1. Przyjmujący zgłoszenie podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia:

2. 1. dochodzenia wewnętrznego, w celu ustalenia istnienia nieprawidłowości;

   2. postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentacji, ze świadków), na których sygnalista opiera swoje zgłoszenie, bądź

   3. odstępuje od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności o której mowa w ust. 3.

Czynności, o których mowa w pkt 1–3 nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.

2. O odstąpieniu od przeprowadzenie działań następczych, przyjmujący zgłoszenie zawiadamia wicedyrektora, sygnalistę, chyba, że sygnalista nie podał swojego adresu, a biblioteka nie posiada danych umożliwiających jego ustalenie lub gdy zgłoszenie jest anonimowe oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 21 dni od dnia dokonania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

3. Przyjmujący zgłoszenie odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:

1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

2. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;

3. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, przyjmujący zgłoszenie odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem wr ejestrze, o którym mowa w § 7.

5. Odstępując od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, przyjmujący zgłoszenie może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

§ 11

1. Przyjmujący zgłoszenie może zwrócić się do wicedyrektora o umożliwienie udziału w dochodzeniu wewnętrznym lub postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników biblioteki, których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez wicedyrektora.

2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, przyjmujący zgłoszenie może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza do akt sprawy.

3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, przyjmujący zgłoszenie może – za uprzednią zgodą wicedyrektora – zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego, specjalisty z danego zakresu.

§ 12

1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 10–11, przyjmujący zgłoszenie dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.
2. Przyjmujący, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia wicedyrektorowi w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia.
3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:

1. 1. opis przedmiotu zgłoszenia;

   2. osobę, której dotyczy zgłoszenie;

   3. czynności podjęte w dochodzeniu wewnętrznym i postępowaniu wyjaśniającym;

   4. ustalenie stanu faktycznego;

   5. rekomendowane działania naprawcze.

§ 13

Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 12 ust. 2, wicedyrektor podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające powstawaniu naruszeń prawa w przyszłości.

§ 14

1. Wicedyrektor przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.
2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać informację zwrotną.

§ 15

1. Kanały komunikacji przyjęte w niniejszej procedurze są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności biblioteki.
2. Kanały komunikacji, o których mowa w ust. 1 zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, a także pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych będą przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego lub zakończono działania następcze.

Rozdział 4
Zgłoszenia zewnętrzne

§ 16

1. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy.

2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

3. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 17

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 18

Pracownicy zatrudnieni w bibliotece zapoznają się z regulaminem, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem pod oświadczeniem, które włącza się do akt osobowych, druk oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do Procedury. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, dyrektor zapoznaje pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.

§ 19

Procedura wchodzi w życie 25 września 2024 roku.

 

 

Lista załączników:

Załącznik nr 1 – Zgłoszenie naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów

Załącznik nr 2 – Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa

Załącznik nr 3 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. Hugona Kołłątaja w Krakowie